Projektmanagement – Moderne Herangehensweisen

Wenn man mit einem Projekt beginnt ist es hilfreich, sich immer zuerst ein konkretes Ziel zu setzen, dass man einhalten sollte. Dazu kann man direkt zu Beginn des Projekts auf das sogenannte Smart System zurückgreifen. Dieses System ist eine Formel. Jeder Buchstabe dieser Formel steht hierbei für ein Wort an dem Man sich orientieren kann. Das Smart System lautet wie folgt.

S : Steht für Spezifisch

M : Steht für Messbar

A : Steht für Akzeptiert

R : Steht für Realistisch

T : Steht für Terminierbar

Bei dieser Formel ist es wichtig, dass jeder Buchstaben bei der Zielsetzung beachtet wird. Dies bedeutet zum Beispiel, wenn ein Ladenbesitzer sein Geschäft am 15 Juli eröffnen will, dann muss der Handwerker der für den Ladenbesitzer zum Beispiel die Renovierung übernimmt, diesen Termin bestätigt haben. Dieser Vorgang steht dann zum Beispiel für den Buchstaben A, denn der Handwerker hat diesen Termin Akzeptiert und sich dazu verpflichtet bis zu diesem Termin auch fertig zu sein.

Theorie und Praxis sind zwei verschiedene Dinge.

coachingProjektmanagement ist ein weit unterschätztes Themengebiet. Es liegt irgendwo hinter Konflikt- und Kommunikationsmanagement. Man hat sein ganzes Leben mit Projekten zu tun. Der Schwerpunkt liegt sicherlich im beruflichen Umfeld, doch auch Privat gibt es einige Projekte wie zum Beispiel die eigene Hochzeit zu planen oder auch sein eigenes Haus zu bauen. Genau durch diese Faktoren wird das Projektmanagement die meiste Zeit unterschätzt. Doch in der Realität sieht das ganze komplett anders aus. Jeder kennt mindestens ein schlecht gestaltetes Projekt. Um Projekte gut abzuschließen muss man erkennen, dass Theorie und Praxis zwei komplett verschiedene Dinge darstellen. Die zunehmende Bedeutung von korrektem Projektmanagement ruft auch mehr und mehr erfahrene Blogger auf den Plan. Das Projektmagazin von Tim Dettmer beispielsweise beschäftigt sich intensiv mit dem Thema und versucht Unternehmen dafür zu sensibilisieren.

Die ersten Phasen des Projekts

In der ersten Phase eines Projekts geht es vor allem um den konkreten Auftrag. Er muss präzise formuliert werden und an die einzelnen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Die erste Phase ist vor allem ausschließlich Theorie. Hier geht es vor allem darum, dass man die Ressourcen festlegt, denn das Projekt geht direkt schief, wenn man anfangs mit mehr plant als einem zur Verfügung steht. Noch besonders wichtig ist in dieser Phase auch, dass die Termine genauestens festgelegt werden, denn ohne gemeinsame Termine funktioniert die spätere Durchführung nicht. In der Durchführung sollten die Teilziele von jedem Mitarbeiter erreicht werden. Danach kann die Theorie des Projekts abgeschlossen werden. In dieser Phase gibt es zwei sehr wichtige Grundmauern. Das Controlling und die Kommunikation. Das Controlling wird als Überwachungsinstrument verwendet und die Kommunikation dient für die Transparenz intern sowie extern.

Von der Theorie in die Praxis

Man sollte schon während der Theoriephase auf jedes noch so kleinste Detail achten, denn hat man schon in der Theorie Fehler in der Planung eingebaut, so zieht sich das durch das komplette Projekt und es kommt zu empfindlichen Verzögerungen, im schlimmsten Fall sogar zum Scheitern des Projekts. Schon vor der ersten Planung ist es wichtig, alle Personen die an dem Projekt mitarbeiten direkt mit einzubinden. Im Idealfall sollten von jedem einzelnen das sogenannte Smart System formuliert werden. Das bietet den Vorteil, dass alle Mitarbeiter die gleichen Ziele haben und vor allem über die gleichen Termin informiert wurden. Für die wichtigen Gebiete des Controlling und der Kommunikation sollten gute Manager eingesetzt werden. Innerhalb der Praktischen Phase können diese Manager dann dafür sorgen, dass die Termine und die Ziele eingehalten werden. Diese Manager können das Projekt dann schlussendlich sicher zum Abschluss bringen und für eine gewisse Ergebnissicherung sorgen. Der wichtige Schritt von Theorie zur Praxis wird dabei zunehmend von Unternehmen mit Technologie unterstützt. Denkbar einfach aber durchaus effizient, sind Apps zur Projektmanagement durchführung. Per Blick auf das Smartphone sind so Mitarbeiter in der Lage, räumlich unabhängig auf den neusten Stand gebracht zu werden,aAber auch für private Zwecke lassen sich diese Tools dann nutzen.

Der sogenannte Ringelmann-Effekt

Der Ringelmann-Effekt beschreibt das Phänomen der sinkenden Arbeitsleistung und Motivation der einzelnen Mitarbeiter, bei gleichzeitiger Vergrößerung der Arbeitsgruppe. Wenn mehrere Personen der gleichen Tätigkeit nachgehen, dann sinkt die Arbeitsmoral von den einzelnen Mitarbeitern und ihre Arbeitsleistung verschlechtert sich. Dieser Effekt wurde erstmals im Jahr 1882 untersucht von einem gewissen Maximilian Ringelmann aus Frankreich. Der Effekt wurde das erste Mal in der Tierwelt untersucht. Bei Kutschenpferden viel auf, dass zwei Pferde nicht die doppelte Leistung haben wie ein Pferd alleine. Die Forschung fand dann ihren Höhepunkt in dem Ringelmann einige Männer gegeneinander Tauziehen ließ. Ein Mann alleine hatte dabei eine Zugkraft von durchschnittlichen 63 Kilogramm, wobei bei drei Männer nur ein Wert von 160 Kilogramm erreicht hatten.

Wodurch wird der Ringelmann-Effekt ausgelöst

projekt-durchführungDer heutige Ringelmann-Effekt wird sicherlich durch einige Faktoren ausgelöst. Je größer eine Gruppe ist, desto mehr sinkt die Arbeitsmoral der einzelnen Mitarbeiter, da es kein persönlicher Gewinn mehr geben kann. Der Mitarbeiter denkt, dass sein Arbeitseinsatz nicht genug gewürdigt wird in einer großen Gruppe. Ein anderer Grund dafür kann sein, dass keine persönlichen Konsequenzen mehr ausgesprochen werden können, da bei einer Teamleistung, der Chef nicht mehr in der Lage ist, die einzelnen Leistungen zu bewerten. Die Verunsicherung ist auch ein großer Faktor dabei. Wenn ein Mitarbeiter denkt, dass er sich lächerlich macht wenn er eine schlechte Idee einbringt, dann kann es oft passieren, dass man sich lieber gar nicht mehr einbringt. Der letzte große Faktor ist die Missgunst. Wenn man eine gute motivierte Arbeitsleistung an den Tag legt, dann wird diese von den nicht so motivierten Kollegen ausgenutzt um selber besser da zustehen.

Das verhindern des Ringelmann-Effekts

Eine große Gruppe darf nie das Gefühl haben, dass die Leistung von den einzelnen Mitarbeitern nicht gewürdigt werden kann. Um das klar zu machen ist es wichtig, dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Aufträge bekommt, die er umzusetzen hat. Damit ist gewährleistet, dass sich jeder Mitarbeiter voll reinhängen muss in das Projekt. Unmotivierte und schlampig arbeitende Mitarbeiter fallen dann direkt auf. Das Provozieren von kleinen Krisen kann auch ein guter Faktor sein um den Ringelmann-Effekt zu umgehen, denn in der größten Not halten die Mitarbeiter am meisten zusammen. Auf jeden Fall muss die Arbeit des Teams vor allem von den Vorgesetzten gewürdigt werden. Das beste Rezept gegen den Ringelmann-Effekt ist eigentlich das einfachste. Es muss einfach die Motivation von jedem einzelnen Mitarbeiter auch in der Gruppe hochgehalten werden. Hier sind besonders die Chefs und Vorgesetzten gefragt, um dies zu gewährleisten.